コロナ禍から一気に加速、オフィスや紙の書類はなくしたら困るのか。

COVID-19の世界的流行を契機に、企業活動においてはテレワークが今までにないスピード感で実装・運用され、その他「3密」を避けるために様々なことが「オンライン」上で行われるようになりました。

【登壇者情報】
2020年9月10日（木）
徹底討論：従業員のモチベーションを引き出すためにリモートワークとオフィスワークを如何に組み合わせるか？会議

■スピーカー
鈴木裕斗
株式会社overflow（https://overflow.co.jp/）
代表取締役 CEO

寺脇 英雄
株式会社サイバーエージェント （https://www.cyberagent.co.jp/）
新卒採用人事

■モデレーター
渡邊 大介
株式会社ヒューマンキャピタルテクノロジー（Geppo）
取締役

渡邊　自己紹介が終わりましたので、本論に入る前に、本日のパネリストのポジショニングを簡単に整理をしたので、話を聞く際に各社のポジションを整理しながら聞いていただければと思います。

まずoverflow社は、元来より人材の構成がリモートワーカー主体となっているので、リモートワークに向いている会社だと思っていますし、コロナ関係なくリモートワークですよね。
事前のミーティングでいうと、サイバーエージェントは3密で人間関係を作っていくというところがコアにあると思うのですが、エンジニア主体の会社という所もあり、オンラインだから人間関係の質が下がっているというわけでもない、というようなポジショニング取りの会社かなと理解しております。

鈴木　そうですね。
オンライン・オフライン関係なく、関係性をどうやって高めていくかみたいな議論かと思います。

渡邊　一方サイバーエージェントはオフィスワーク向きというかオフィスワーク好きな会社というか。

寺脇　そうですね、私たちは顔を合わせて仕事をすることの効果は高いと考えています。

渡邊　ありがとうございます。
サイバーエージェントは人間関係重視なので、どうやってコミュニケーションの問題を解決しているか、新しく出てきている課題は何なのか、そこに対してどういう施策を打っているのかという所もぜひ聞かせていただければと思います。
一方我々Geppoは、リクルートのルールのもと働いてる会社ではあるので、比較的雇用形態をリモートワークに移しやすかったという所と、ある意味で人間関係はサバサバしていて、エンジニア、総合職、ビジネスサイド含め、よく言うとプロフェッショナル重視でやってきているので、基本的には職種関係なく出社しないということができている会社だと思います。
それぞれこういう立場で話していければと思います。

渡邊　早速本論に入っていきたいと思うのですが、今の取り組みについて聞かせていただきたいと思います。
まず、overflowさんは色々なところで記事化されておりまして、コロナ以降最初にオフィスを解約した会社として世に出たと思うのですが、今オフィスの状態はどのような感じになっているのでしょうか。

鈴木　フルリモート環境は3月下旬からスタートしています。オフィスは7月の中旬に解約しており、オフィスがない状態で2か月くらいが過ぎようとしています。元の白金オフィスから、虎ノ門に登記上移転しました。

渡邊　虎ノ門の新住所というのは、そこに住所があるというだけなのでしょうか？

鈴木　そうです。登記上一席借りているだけで物もほとんどありません。

渡邊　引っ越しで持って行った物は何でしたか？

鈴木　プリンターと、本が入った段ボール2個程度です。

渡邊　紙の書類等もなかったのでしょうか？

鈴木　創業時から紙の書類を使うこともあまりなかったですが、残っていた少しの書類もほぼ処分しました。

渡邊　なるほど。
弊社もほぼ出社しておらず、オフィスの解約もしくはシュリンクを検討しております。
そこで2点質問したいのですが、1点目が解約するにあたって困難や障壁について社内・パートナーから不満が上がったりしなかったのか、2点目がちょうど1か月半たって、不便などはないのか、いかがでしょうか？

鈴木　解約の障壁は全くなかったです。本来は解約する3週間前に、前オフィスの2倍くらいの規模に増床する予定でした。
コロナの感染が拡大してきたので、一度契約を保留し様子を見ていたのですが、どんどん悪化していく一方だったので、オフィスへの出社をNGにしたのが3月末です。
フルリモート状態になってから半年くらい経っているのですが、2週間ほど経過した時にも特段問題は起きなかったものの、もともとあるカルチャーをさらに強めないといけない側面が出てきました。
情報共有やコミュニケーションの方法は暗黙の了解でやっていたのですが、正しくコミュニケーションはフローとストックに分けようとか、ビデオ会議はミュートを辞めよう等明言化するフローを1か月程続けました。
問題もなく、小さい組織では一刻も早くコストは下げるべきというのがあってオフィスを解約しました。
メンバーに説明したうえで、基本的には賛同を得られましたし、オフィス解約前もリモート中心で行っていたので、業務上問題が起こることは、ほぼなかったです。

寺脇　情報共有のルール作りを先に行ってから、最終的にオフィス解約という経緯なのでしょうか。

鈴木　ルール化したのは20%くらいの時点です。

寺脇　なるほど。
もともとあったものの言語化と平行してやりながらという感じなのですね。

鈴木　はい。
その延長上で問題なさそうだというのを20%くらいで判断した感じです。
逆にオフィス解約の意思決定を遅らせば遅らせるほど、判断が難しくなるなと思いました。

寺脇　なるほど、確かにそうですね。

鈴木　早めに解約した方が得られるメリットが大きいため、スピードが重要だと思い早めに意思決定しました。

渡邊　オフィスがあった方が採用しやすいなど、オフィスがある事でのポジティブサイドも少しあると思うのですが、そういう面もあまりデメリットはないのでしょうか。

鈴木　そうですね、コロナによって変わったのかもしれないですが、かつて企業に属していたとき、僕もオフィスをすごく大事にしていました。
それが採用に効くという事実もあったのですが、オフィスが気に行って入社してくる方の採用は正しいのだろうか疑問がありました。もちろんポジティブですが、それが理由の中心になることには違和感がありました。
オフィスより、事業の社会性とかスケーラビリティに興味があって入社してもらう方が本質的だと思っていました。
さらにコロナも相まって、オフィス云々言ってる場合じゃないというのがみんな分かっているので、問題ないかと思っています。
むしろ、こういう会社だと知ってもらって応募してきているので、非常にやりやすいと感じています。

渡邊　なるほど、ありがとうございます。
最近話題のハンコカルチャーや、どうしても現物が必要な物をどうしているのかというのは人事としては気になるポイントだと思うのですが、そのあたりはどのようにされているのでしょうか。

鈴木　現物で必要になるものというものが何なのかというのが良くわからないのですが、契約書はすべてオンラインのクラウドサインやドキュサインを使用しています。
一部オンラインでは対応できませんという会社様がいらっしゃるので、その場合は出社しますが、過去に1-2例です。
弊社のバックオフィス担当も在宅でやっているので、そのメンバーが2か月に1回くらい出社して郵送業務もやってくれています。これも転送設定ができるので、そちらに切り替える予定です。
それ以外現物というと、PCや在宅環境の設備の支給だと思うのですが、これもAmazonで直接送っています。

渡邊　なるほど。
弊社でもほとんど出社の必要がなくて、リクルートルールで若干紙の書類が残っていたりしているので、割とレガシーなルールの部分のみ必要だったりしますね。

鈴木　そうですね。
電子化のツールは、ボトルネックに引っ張られると思います。
国も電子化を推進していると思うので、そういったことも標準化されていけば問題にならないのではないかと思っています。

渡邊　なるほど。
このあたり寺脇さんにも聞いてみたいのですが、サイバーエージェントはミーティングも紙でやるような、かなりの紙文化だったと思うのですがこのあたりはいかがでしょうか。

寺脇　元々は紙文化が強かったのですが、数年前からペーパーレスやシステム化を推進する動きがあり、今回のコロナをきっかけに一気にそれが加速しましたね。今現在、社内MTG資料だけでなく、申込書や請求書に関しても紙はほとんどなくなりました。

渡邊　ほぼなくなったんですね。

寺脇　そうですね。人事などの管理部門に限らずの話で、例えば広告事業の営業の場でも、お客さんの人数分提案書を印刷して持って行き、1枚1枚紙をめくって説明するスタイルから、資料のリンクをお送りして見ていただきながらZoomで商談するスタイルが主流になっていってます。
撮影や収録時にタレントさんにお渡しする台本や香盤表は一部紙が残っていたりしますが、日々の業務で紙、押印系の作業は相当淘汰された感じはあります。

渡邊　それはすごい革命的ですね。

寺脇　そうですね。スピード感は早かったです。
私も所属する管理部門フロアからプリンターの数が減りました。ハードからなくしていました。

渡邊　役員レベルとかで大きくメッセージが出されたりしているのですか？

寺脇　そうですね、役員からメッセージが出ていて、シンプルに時代に合わせたやり方で効率的なものをちゃんと取り入れましょうというのを一気に推進したという感じです。
コストカットやデジタル化にもつながりますし。

渡邊　もともとコストカットの文脈は作っていましたね。

寺脇　そうですね。
2019年1月の決算時に営業利益を300億から200億に下方修正したタイミングで、全社的に下方修正キャンペーンを行いました。
コストカットや日々の業務の中で無駄をカットするという取り組みを全社的に行っていたなかでコロナという未曾有の事態が発生し、一気に進んだ印象です。
そういった背景があったので、うまく移行できたように思います。

渡邊　なるほど。
overflowさんのように前提リモートワーク人材の場合は、先ほどの「そもそも紙で必要な物は何か？」という発言はニューノーマルな感じがしたのですが、移行期というのはどうやって移行するのかがポイントと思っていて、サイバーエージェントの場合はトップがメッセージを発しながら物理的になくしていくというのがキモだったりしますよね。

寺脇　そうですね、物理的になくしたのは大きかったと思います。
コピー機がフロアからなくなったので、紙をなくそうといっている中で印刷を減らそうと意識するようにもなりました。新卒で紙を使いたいという方もいたのですが、この習慣に慣れてもらったというのもありました。

渡邊　ありがとうございます。
皆様の置かれている会社の状況によってアプローチがoverflow社よりなのか、サイバーエージェント社よりなのかで変わるのかと思います。

こちらがoverflowさんの取り組みがまとまっている部分なので、ご参考いただければと思います。

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